Déclaration d’embauche

Afin d’effectuer l’embauche d’un salarié de façon légale (sous peine d’être sanctionnée pour travail dissimulé), une entreprise doit respecter plusieurs formalités obligatoires, quelles que soient la nature et la durée du contrat envisagé.

Déclaration préalable à l’embauche (DPAE)

La DPAE doit obligatoirement être adressée, au plus tôt 8 jours avant l’embauche (et avant la mise au travail effective du salarié), à l’Urssaf ou à la caisse de mutualité sociale agricole (MSA), sauf utilisation de dispositifs simplifiant les formalités d’embauche des petites entreprises.

La DPAE (appelée également déclaration unique d’embauche -DUE-) permet d’effectuer en une seule démarche les formalités suivantes :

la demande d’immatriculation de l’employeur à la sécurité sociale en cas de première embauche d’un salarié, de création ou d’acquisition d’une entreprise employant des salariés,

la demande d’affiliation au régime d’assurance chômage,

la demande d’adhésion à un service médical du travail,

et la demande pour la visite médicale d’embauche.

L’Urssaf adresse un récépissé accusant réception de la déclaration mentionnant les informations enregistrées dans les 5 jours suivant le réception de la DPAE.

Une copie de la DPAE ou de l’accusé de réception doit être remise au salarié. Cette obligation est considérée comme satisfaite si le salarié dispose d’un contrat de travail écrit.

La DPAE doit comprendre les mentions suivantes :

 dénomination sociale (ou nom et prénoms) et adresse de l’employeur,
 les code APE et numéro de Siren de l’entreprise,
 coordonnées du service de santé au travail dont l’employeur dépend, s’il relève du régime général de la sécurité sociale,
 noms, prénoms, adresse, date et lieu de naissance, numéro de sécurité sociale du salarié (s’il est déjà immatriculé),
 date et heure d’embauche,
 nature, durée du contrat et de la période d’essai pour les CDI et les CDD supérieurs à 6 mois.

Sous certaines conditions, les petites entreprises (TPE-PME) peuvent satisfaire de façon simplifiée leurs obligations sociales en matière d’embauche, en utilisant l’un des titres de paiement simplifiés incluant un volet de cotisations sociales : Titre emploi-service entreprise (Tese), Titre emploi simplifié agricole (Tesa) pour un salarié agricole en contrat à durée déterminée (CDD) de moins de 3 mois, et Titre emploi forains (TEF).

Registre unique du personnel

Le salarié nouvellement embauché doit être inscrit sur le registre unique du personnel.

Immatriculation auprès d’une caisse de retraite complémentaire

L’affiliation doit être effectuée auprès d’une institution relevant de l’Arrco (pour tous les salariés) ou de l’Agirc (pour le personnel cadre) selon les règles suivantes :

si une caisse est désignée pour un secteur d’activité : l’entreprise doit obligatoirement y adhérer,

sinon la caisse compétente est celle désignée dans un département (ou arrondissement de Paris).

L’entreprise doit y adhérer dans les 3 mois de sa constitution, même si elle n’emploie pas de salariés immédiatement. Au-delà, l’adhésion est effectuer d’office auprès de la caisse d’un des deux groupes chargée des adhésions tardives.

L’entreprise est adhérente mais n’a aucune cotisation à verser avant l’embauche d’un premier salarié.

Lors de chaque embauche, l’employeur doit contacter la caisse dont il relève pour lui fournir les renseignements requis concernant le salarié.

Déclaration des mouvements de main d’œuvre

Chaque mois, les entreprises employant au moins 50 salariés doivent effectuer une déclaration des mouvements de main-d’œuvre (DMMO) en indiquant les contrats de travail conclus ou rompus au cours du mois précédent.

Visite médicale d’embauche

Elle doit être réalisée avant l’expiration de la période d’essai.

Si la personne embauchée est soumise à une surveillance médicale spéciale (travailleur handicapé, personne affectée à certains travaux, travailleur de nuit, femme enceinte…), la visite médicale doit avoir lieu avant l’embauche.

Attention : s’il s’agit d’une première embauche, il faut aussi informer l’inspection du travail, par lettre recommandée avec accusé de réception.

Voir aussi

Déclaration des mouvements de main-d’œuvre (DMMO)

Registres du personnel obligatoires

© Direction de l’information légale et administrative (Premier ministre), 22 Novembre 2011 - Réf. : F23107