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Tout document émis ou reçu par une entreprise dans l’exercice de son activité doit être conservé pendant certaines durées minimales (rien n’empêche l’entreprise de l’archiver plus longtemps).
Ces délais de prescription (induits par les délais de "reprise" de l’administration, délais pendant lesquels elle peut mener des contrôles a posteriori) varient en fonction de la nature du document.
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1/ Document civil et commercial
Contrat conclu dans le cadre d’une relation commerciale 5 ans art. L.110-4 du code de commerce
Garantie pour les biens ou services fournis au consommateur 2 ans art. L.137-2 du code de la consommation
Contrat conclu par voie électronique (à partir de 120 €) 10 ans à partir de la livraison ou de la prestation art. L.134-2 du code de la consommation
Contrat d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers 30 ans art. 2227 du code civil
Correspondance commerciale 5 ans art. L.110-4 du code de commerce
Document bancaire (talon de chèque, relevé bancaire...) 5 ans art. L.110-4 du code de commerce
Document de transport de marchandises 5 ans art. L.110-4 du code de commerce
2/ Pièces comptables
Livre et registre comptable (livre journal, grand livre, livre d’inventaire...) 10 ans à partir de la clôture de l’exercice art. L.123-22 du code de commerce
Pièce justificative : bon de commande, bon de livraison ou de réception, facture client et fournisseur... 10 ans à partir de la clôture de l’exercice art. L.123-22 du code de commerce
3/ Documents fiscaux
Les délais indiqués ci-dessous sont portés à 10 ans, en cas d’activité occulte (fraude fiscale, travail dissimulé, absence de déclaration, activité illicite).
Impôt sur le revenu et sur les sociétés 3 ans à partir de l’année d’imposition (par ex., les éléments concernant les revenus de 2010, déclarés en 2011, doivent être conservés jusqu’à la fin 2013) art. L.169 du livre des procédures fiscales
Bénéfices industriels et commerciaux (BIC), bénéfices non commerciaux (BNC) et bénéfices agricoles (BA) en régime réel 2 ans à partir de l’année d’imposition (par ex., les éléments concernant les revenus de 2010, déclarés en 2011, doivent être conservés jusqu’à la fin 2012) art. L.169 du livre des procédures fiscales
Impôts sur les sociétés pour l’EIRL, des sociétés à responsabilité limitée (exploitations agricoles, sociétés d’exercice libéral) 2 ans à partir de l’année d’imposition (par ex., les éléments concernant les revenus de 2010, déclarés en 2011, doivent être conservés jusqu’à la fin 2012) art. L.169 du livre des procédures fiscales
Impôts directs locaux (taxes foncières, contribution à l’audiovisuel public) 1 an à partir de l’année d’imposition (par ex., les éléments concernant la taxe foncière due pour 2010, payée en 2011, doivent être conservés jusqu’à la fin 2011) art. L.173 du livre des procédures fiscales
Cotisation foncière des entreprises (CFE) et cotisation sur la valeur ajoutée des entreprises (CVAE) 3 ans à partir de l’année d’imposition (par ex., les éléments concernant les cotisations dues pour 2010, déclarés en 2011, doivent être conservés jusqu’à la fin 2013) art. L.174 du livre des procédures fiscales
Taxes sur le chiffre d’affaires (TVA et taxes assimilées, impôt sur les spectacles, taxe sur les conventions d’assurance...) 3 ans à partir de l’année d’imposition (par ex., les éléments concernant les taxes dues pour 2010 doivent être conservés jusqu’à la fin 2013) art. L.176 du livre des procédures fiscales
Document social (société commerciale) - Gestion du personnel : la suite 2/2
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