Délais de conservation des documents d’entreprise 2/2

Tout document émis ou reçu par une entreprise dans l’exercice de son activité doit être conservé pendant certaines durées minimales (rien n’empêche l’entreprise de l’archiver plus longtemps).

Ces délais de prescription (induits par les délais de "reprise" de l’administration, délais pendant lesquels elle peut mener des contrôles a posteriori) varient en fonction de la nature du document.

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4/ Document social (société commerciale)

 Statuts d’une société, d’un GIE ou d’une association (le cas échéant, pièce modificative de statuts) 5 ans à partir de la perte de personnalité morale (ou radiation du RCS) art. 2224 du code civil
 Compte annuel (bilan, compte de résultat, annexe...) 10 ans à partir de la clôture de l’exercice art. L.123-22 du code de commerce
 Traité de fusion et autre acte lié au fonctionnement de la société (+ documents de la société absorbée) 5 ans art. 2224 du code civil
 Registre de titres nominatifs. Registre des mouvements de titres. Ordre de mouvement. Registre des procès-verbaux d’assemblées et de conseils d’administration. 5 ans à partir de la fin de leur utilisation art. 2224 du code civil
 Feuille de présence et pouvoirs. Rapport du gérant ou du conseil d’administration. Rapport des commissaires aux comptes. 3 derniers exercices art. L.225-117 du code de commerce

5/ Gestion du personnel

 Bulletin de paie (double papier ou sous forme électronique) 5 ans art. L.3243-4 du code du travail
 Registre unique du personnel 5 ans à partir du départ du salarié art. R.1221-26 du code du travail
 Document concernant les salaires, primes, indemnités et soldes de tout compte 5 ans art. 2224 du code civil
 Document relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires 3 ans art. L.244-3 du code de la sécurité sociale et art. L.169 A du livre des procédures fiscales
 Comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait 3 ans art. D.3171-16 du code du travail
 Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d’astreinte et de leur compensation 1 an art. D.3171-16 du code du travail
 Observation ou mise en demeure de l’inspection du travail. Vérification et contrôle au titre de l’hygiène, de la sécurité et des conditions de travail (CHSCT). Déclaration d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie 5 ans art. D.4711-3 du code du travail

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