Les règles d’or pour travailler avec des prestataires extérieurs

En effet, travailler avec des partenaires extérieurs peut s’avérer très rapidement cauchemardesque si la collaboration n’a pas bien été préparée. Comment en tirer le meilleur parti ? Quels sont les écueils à éviter ? Eléments de réponse.

Choisir le bon prestataire

C’est votre image qui est en jeu, le choix est donc stratégique. Vous ne pouvez pas limiter votre sélection au seul critère du coût. N’hésitez pas à tester votre prestataire potentiel sur un ou deux projets ponctuels avant de structurer une relation plus pérenne. N’hésitez pas à lui demander des références.

Enfin, il peut s’avérer pertinent de travailler avec plusieurs prestataires sur le même type de prestation. Cela vous permettra de vous adapter au client et à ses spécificités, mais également de ne pas être pris au dépourvu en cas de défaillance.

Travailler le cahier des charges

Une fois le prestataire choisi, la première action est d’élaborer un cahier des charges précis qui va définir les objectifs, les conditions et les moyens de contrôle de la prestation.

L’une des clefs de la réussite est de bien définir le périmètre d’intervention de chacun et les modalités de fonctionnement entre vous.

Organiser les contacts directs avec le client

Selon les cas, le prestataire sera ou non en contact direct avec le client. Dans l’affirmative, mettez-vous d’accord préalablement sur la façon de se présenter.

Nommer un responsable interne pour suivre les dossiers Externaliser ou sous-traiter ne signifie pas abandonner une fonction. Une personne en interne doit toujours être chargée du suivi et de la coordination du projet. C’est aussi la garantie de garder la mainmise sur son prestataire et de limiter le risque de dépendance. Le bon fonctionnement d’un processus s’évalue objectivement sur des éléments factuels, autrement dit à partir d’une série d’indicateurs mesurables et objectifs. Ce sont ces indicateurs qui doivent vous permettre d’évaluer la performance de vos partenaires.

Des modalités de reporting précises

Prévoyez dès le départ quand et comment vous serez tenu au courant des avancées du projet, des éventuelles difficultés rencontrées, …

A vous de jouer !

Source : Enjeux & actions, la lettre d’information AGEFOS PME du 28 janvier 2009