Vos nouvelles réunions

Le premier point à valider ; que l’objet de votre réunion soit la réponse à un besoin exprimé par tous les participants.

Provoquer une réunion, c’est solliciter une intelligence collective. Si l’objectif recherché par cette réunion, n’est pas partagé par tous les participants. Votre réunion est vouée à l’échec, vous ne pourrez jamais obtenir la cohésion nécessaire de votre groupe.

C’est ainsi que certaines réunions d’information pourraient être remplacées par un simple mail. La réunion physique n’a d’intérêt que si vous avez besoin de gérer en direct les réactions provoquées par votre information.

Une réunion = un objectif

Un objectif unique ou multiple mais toujours un objectif CLAIR, PRECIS, CONCRET, MESURABLE FACILEMENT, REALISABLE et REALISTE quant aux moyens à mettre en oeuvre.

Une réunion, c’est un lieu connu de tous, une date, une heure de départ respectée quoi qu’il arrive. Une durée contenue et respectée elle aussi. Une réunion courte est toujours plus efficace. Vos collaborateurs ne sont pas des sur-hommes (ou femmes). Au delà de 1h30 vous ne capterez plus ni concentration, ni attention. Dans une vie antérieure, j’aimais beaucoup la réunion du matin debout autour d’un café (durée 5 à 10 minutes à 4 ou 5 personnes, et efficacité maximum parce que le point de rencontre était récurrent, chacun avait le temps de dire l’essentiel utile au groupe).

Le nombre de participants à une réunion dépend uniquement du temps de parole nécessaire à chaque participant pour atteindre l’objectif de la réunion. En clair, plus les participants auront besoin de temps pour s’exprimer, moins il faudra de participants à votre réunion (quitte à multiplier les sessions).

Une réunion est un acte de travail nécessairement préparé. La qualité de la préparation va définir la qualité de la réunion. En premier lieu, la préparation va vous permettre de dire ce que vous allez faire et simplement faire ce que vous avez dit. Ainsi, si d’autres sujets apparaissent en cours de réunion, ils trouveront naturellement leur place dans une autre réunion et vous ne vous éloignerez pas de votre objectif, la réunion ne dérivera pas. Votre groupe de travail restera cohérent et votre crédibilité ne sera pas mise à défaut pour des réunions qui partent à vau l’eau.

Vous avez un cadre bordé, un objectif atteignable, il reste à animer la réunion.

Vous pouvez animer votre réunion ou déléguer cette tâche.

La fonction est double ; communiquer et manager.

Il est souvent intéressant de confier à l’animateur le compte rendu de la réunion. L’animateur doit être neutre pour reformuler en synthétisant les propos des participants. L’animateur recentre les débats sur le, les objectifs de la réunion.

L’animateur est un facilitateur, un régulateur des débats. Chaque participant convié a, à priori, des idées à exprimer, l’animateur doit veiller à ce que tous s’expriment, quitte à contenir les plus bavards. L’animateur gère les attitudes des participants, les impatients, les déconnectés du sujet, les récalcitrants, les contestataires, que ce soit par une expression verbale ou non verbale. L’animateur va devoir adapter son style d’animation aux objectifs de la réunion. Une réunion d’information prend un ton plus directif pour faire descendre l’information vers les participants. Une réunion d’échanges ou de remontées d’information, aura un style plus participatif. L’animateur doit gérer les conflits du groupe (souvent par un renvoi hors réunion), maintenir la cohésion du groupe. L’animateur veille à ce que chaque participant se sente considérer pour lui même ( son égo) et pour sa position (hiérarchique) dans le groupe.

Du style adopté par l’animation dépendront les outils de la réunion : la méthode de travail à adopter ( un brainstorming ne répond pas aux même règles, que la mise oeuvre des bonnes pratiques), les supports de communication ( rétro projecteur, animation, démonstration, film etc...).

Avec de telles bonnes pratiques, les réunions vont gagner en efficacité et les participants seront des membres actifs des groupes de travail.

PhD

evous le 16 septembre 2008